福祉のための総合ソリューション

社会福祉法人 アスワン山荘様

    この事例に対するソリューション商品    総合福祉情報システム「千鶴」



総合福祉情報システム「千鶴」をご導入いただいた、社会福祉法人アスワン山荘様にお話しをお伺いしました。


1. 導入事例(概要)


県内有数の規模を持つ福祉施設に、総合福祉情報システム「千鶴」を導入。同一法人内における複数の施設をネットワークで接続し、情報共有を通して業務の軽減化を実現。変革期にある福祉・介護において、制度の変化に強い仕組みづくりに取り組んでいます。


2. BEFORE→AFTER


CASE-1
導入前/課題
・ 日誌やケース記録などを、スタッフ間・関連施設間で共有できるようにしたい。

導入後/解決策
・ 紙の書類を探す手間がなくなり、また、口頭での伝達ミスもなくなり、業務がスムーズに回るようになった。

3. 取り巻く状況と抱えていた課題とは/導入の背景・ポイント


昭和53年の開設当時、書類作成は手書きが主流でした。その後、一部会計ソフトなどは取り入れていましたが、現場のスタッフは基本的には手書きで書類を作り口頭で伝達を行っていました。上がってきた報告書を元に経理が手入力を行ったり、利用者の情報を確認するために膨大なファイリングの中から探し出したりと、手間と時間が必要以上にかかっていました。平成12年に介護保険制度が施行されるにあたり、高齢者福祉サービスを充実させるなど介護事業を拡大。施設系と在宅系の各事業所も開設したことで、スムーズな連携も課題となりました。その後も、刻々と変化していく福祉・介護業界において、制度が変わる度に対応に追われていては提供するサービス内容にしわ寄せがきます。質の高いサービスを安定的に提供するためには、変化に強い仕組みづくりが必要だと考え、複数の施設をネットワークで接続し、情報共有、業務の軽減化を目指すことにしました。


4. 提案から導入までの流れ/導入の効果


先を見据えての導入だったため、スタッフから必要性についての理解を得るのが難しく「特に困っていないから今のままがいい」「システムを覚えるのがかえって手間では」という反応もありました。そこで、本格導入まで1年もの準備期間を置き、関係職種から選抜したメンバーで構成した「記録委員会」を設置しました。また、システム開発の西日本オフィスメーションによるサポートが充実しており、そういった場づくりにも一緒に取り組んでいただけたからこそ、スムーズに導入できたのだと思っています。ルールを定めたり丁寧なマニュアルを作ったりする中で、自然と意識の底上げも図れました。実際に導入してからも、現場スタッフ対象にパソコン研修を行ってもらったりと、アフターフォローも万全です。
関連施設(各事業所)で現場スタッフが入力した利用者に関する情報は、本部に設置したサーバーに自動的に保存される仕組みです。利用者が同一法人内の各施設を利用することが多いため、非常に頼もしいデータベースとなりました。利用者を軸とした情報の一元管理ができるようになったことで、現場スタッフ同士がしっかりと情報共有でき、利用者に対して質の高いサービスを安定して提供できるようになりました。申請書類や監査にも対応できるため、マネジメント業務の簡略化にも効果がありました。


5. 今後の取り組みと業界の展望について


福祉・介護の業界は今後も制度の改正が見込まれています。国民にとってよりよい福祉社会を目指すと同時に、時代の流れとして電子化の波が確実に訪れています。そういった時代背景に柔軟に対応しつつ、サービスの質のさらなる向上を求めていくには、変化に強い組織づくりが急務です。
西日本オフィスメーションの総合福祉情報システム「千鶴」は、当法人に必要なシステムを臨機応変に導入することも可能な点が、非常にありがたいところです。また、既存の「千鶴」にないものについても、要望を伝えることで新たにバージョンアップが行われます。こういった柔軟な対応は「千鶴」ならではではないでしょうか。 また、何らかのトラブルが起きたりちょっとした操作上の疑問があるときは、電話一本で西日本オフィスメーションの担当者が来て対応してもらえるという安心感があります。導入したらそれで終わり、何かあったらサポートセンターへ電話を、といったよくあるパターンとは一線を画していますね。「地元企業の成長を支える」を理念として掲げる西日本オフィスメーションならではの魅力です。


6. お喜びの声/現場の実感


「千鶴は西日本オフィスメーションさんからの提案で導入を決めました。振り返るとタイミングとしては一番いい時期だったと思っています。いつも的確なアドバイスがもらえるので信頼を寄せています。」
「アナログな情報共有の仕方だと、手間もかかるし漏れや抜けも多い。千鶴だと、日々どう動いているかが見えるので、今日の気づきを明日いかすなど、スピーディーな対応ができるようになりました。」
「業務に余裕がでたことで、気持ちにも余裕が生まれました。利用者一人ひとりと心を通わせ合えるようになりました。」
「今度はタッチパネルで入力できるものがほしい、というような“あったらいいな”をざっくばらんに話す中から、サービス向上のヒントが生まれたりします。顔が見えるサポートがいいですね。」



導入法人プロフィール



基本情報
法人名 社会福祉法人アスワン山荘
住所 〒759-0136 山口県宇部市二俣瀬山王坂40-221
電話番号 0836-62-1010


関連施設ラインアップ
山口県宇部市二俣瀬山王坂40-221
  軽費老人ホームアスワン山荘 開設(S53.12.1~)
  アスワン山荘デイサービスセンター 開設(H8.3.1 ~)
  特別養護老人ホーム アスワン山荘 開設(H11.4.1 ~)
  アスワン山荘 生活支援ハウス 開設(H15.4.1 ~)
  アスワン山荘 居宅介護支援事業所 開設(H16.7.1 ~)
  アスワン山荘 ヘルパーステーション 開設(H16.7.1 ~ H18.7.31)
  宇部市北部東地域包括支援センター 開設(H24. 4.1~)
山口県宇部市あすとぴあ七丁目1-1
  ぱんだ保育園 開設(H20.4.1 ~)
山口県宇部市あすとぴあ七丁目1-2
  特別養護老人ホーム あすとぴあ(地域密着型特別養護老人ホーム) 開設(H24.9.1~)







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